O que é Kanban e como aplicar em projetos?

Uma das coisas que mais me fascina neste mundo pouco ortodoxo de gerenciamento  ágilde projetos são os artefatos e técnicas. Eu já falei de Planning Poker neste outro post, uma técnica utilizada no mundo ágil para estimar tempo de desenvolvimento de projetos de software. Mas e depois de as estimativas terem sido feitas, como eu gerencio o andamento do trabalho? O dia a dia do time?

É aí que entra o Kanban.

Veremos neste artigo:

1. O que é Kanban?
2. Como funciona o Kanban?
3. Como usar Kanban no Jira?
4. Como usar Kanban no Trello?
5. Considerações adicionais

Vamos lá!

#1 – O que é Kanban?

Kanban é uma palavra japonesa para “cartão” ou “sinalização”, e o Kanban do gerenciamento de projetos é literalmente o uso de cards para sinalizar o andamento das atividades pelo fluxo de trabalho, daí o nome. Você já deve ter visto isso em alguma empresa: um painel na parede com diversas colunas e post-its espalhados entre elas, com cores diferentes e cheio de rabiscos. Possivelmente era um quadro kanban.

Mas afinal o que é o Kanban?

Kanban é uma metodologia criada por David Anderson em 2002, adaptando o Kanban original do chão de fábrica japonês. Nele, mapeamos o fluxo de valor das atividades do projeto, etapa por etapa, e usamos cards para sinalizar cada atividade e onde ela está no fluxo de valor. A atividade está em análise? Está em desenvolvimento? Está em testes? Ou já foi concluída?

Um dos pilares do Scrum, o mais bem sucedido framework ágil da atualidade, é a transparência, que diz que todos os responsáveis pela execução de um projeto devem poder ver o andamento do mesmo.

Assim, o quadro kanban não é uma ferramenta exclusiva para gerentes de projeto, mas sim uma ferramenta para deixar todo o time alinhado. Não obstante, os outros dois pilares do Scrum, inspeção e adaptação, são fortalecidos pelo Kanban, uma vez que qualquer membro do time pode inspecionar o andamento do projeto e sugerir melhorias para os cartões do kanban, como será visto a seguir.

#2 – Como funciona o Kanban?

Kanban como um todo é um método complexo e super completo para gestão e otimização do fluxo de trabalho que é coberto por alguns livros bem grandes à venda aí no mercado e cursos como o meu. Mas se você pensar no Princípio de Pareto, o 80/20 do Kanban é saber criar um bom quadro, que é o coração do método.

Vou explicar aqui o funcionamento do quadro Kanban, com a ideia em mente de que você vai criá-lo fisicamente. Mais pra frente, vou falar de algumas ferramentas para ter um Kanban online.

Um quadro Kanban é dividido em colunas, sendo que as mesmas podem variar conforme o projeto ou necessidades da empresa, mas em um kanban genérico e simples vemos no mínimo essas três colunas:

• TODO: nessa coluna listamos as atividades que devem ser feitas nessa Sprint (curto prazo), ela deve ser sempre a primeira coluna;
• DOING: nessa coluna listamos as atividades que estão em andamento, que já foram iniciadas. É útil ter também alguma sinalização de quem está executando esta atividade e se ela está impedida/bloqueada;
• DONE: nessa coluna listamos as atividades concluídas nessa Sprint, que só são removidas após o término da mesma. Os requisitos para que um cartão possa ser movido para esta coluna variam de equipe para equipe e, segundo o Scrum, deve ser documentado em um artefato chamado Definição de Pronto e se estiver trabalhando com User Stories, deverá atender também os Critérios de Aceitação. Ela deve ser sempre a última coluna.

Você pode usar outros nomes para as suas colunas ou até ter mais colunas do que essas. A chave para o Kanban funcionar é ele mapear e mostrar o fluxo de valor do SEU time, com as atividades caminhando por ele, da esquerda para a direita.

Atenção: não crie uma coluna impedimentos, afinal eles não fazem parte do fluxo de trabalho, mas sim o atrapalham. Sinalize os cards impedidos com bolinhas vermelhas (Técnica do Sarampo) ou algum tipo de marca evidente. Se você usa ferramentas de gestão de projeto, certamente ela possui alguma forma de sinalizar bloqueios.

Em cada uma dessas coluna são colocados cartões contendo a descrição de uma atividade (geralmente sob a perspectiva do usuário, como uma User Story), sendo essa a única regra obrigatória. Mas além dela, você pode ter o responsável por sua execução (podendo estar vazio no caso da coluna TODO), a data que ela iniciou e se tem alguma data de entrega ou estimativa, dependendo de como trabalha seu time.

Note que na técnica de Kanban aoriginal do David Anderson não há estimativa, apenas previsibilidade baseada em Lead Time, mas a maioria dos times que usam ScrumBan (Scrum +Kanban) estimam mesmo assim.

Nestes times, esses cartões são preenchidos com poucos detalhes antes da Sprint Planning, usando a técnica dos 3C’s geralmente (Card, Conversation e Confirmation). Durante a planning é comum eles serem “quebrados” ou terem mais detalhes adicionados, tarefa esta que pode ser feita pelo time como um todo, embora seja mais comum o Product Owner ou o Scrum Master fazê-lo.

Não podemos ter cartões repetidos e cada cartão fica apenas em uma coluna por vez, sempre avançando da esquerda para a direita, como em uma linha de produção. TODO para DOING para DONE. Uma dica super legal é combinar o quadro Kanban com um Burndown Chart, para que fique mais claro se o time vai ou não alcançar a meta no ritmo em que estão. Combinações como esta formam o que chamamos de Quadro Scrum ou Scrum Board.

Dicas de execução: um Kanban físico pode ser feito em uma parede qualquer mas os melhores que já criei eu fiz em quadros brancos. A alvenaria, principalmente no inverno aqui do sul, fica úmida e descola os post its facilmente. O vidro também tem problemas, pois a gordura dos dedos no vidro faz com que o adesivo também não funcione corretamente. Assim, prefira quadro branco ou prepare a superfície para receber os cards, como através de revestimento de papel ou metálico com ímãs. Uma última alternativa são usar adesivos à venda em papelarias.

#3 – Como usar Kanban no Jira?

Tenho certeza que alguns leitores irão torcer o nariz para a ideia de ter um painel cheio de cartões colados na parede do escritório. Eu poderia ficar aqui escrevendo dezenas de linhas a respeito das  vantagens de fazer o kanban à moda tradicional, mas como eu mesmo não tenho usado dessa maneira ultimamente, vou falar de duas ferramentas quase tão boas quanto.

Primeiro, gostaria de falar do Jira, a ferramenta de gestão ágil de projetos mais utilizada no mundo. Ela e seu rival, o Azure Boards, dominam os ambientes corporativos e é muito importante que você saiba usar ao menos uma delas se quiser tomar conta de projetos maiores e consequentemente crescer a sua carreira.

O Jira possui dois templates principais de projeto, o Scrum e o Kanban. Para a maioria dos times de PROJETO, eu recomendo usar o template Scrum, mas se você vai usar o Kanban como metodologia principal do seu time, sem Sprints, ou se seu time não trabalha com projetos, escolhe Kanban sem medo.

O Jira organiza o seu projeto (é como ele chama onde você organiza as suas atividades, independente se é time de projeto ou não) em diferentes visões, o que ele chama de Boards. Se você escolheu o template Kanban, você terá um Board Kanban. Se você escolheu o template Scrum, você terá dois boards: Backlog e Sprints Ativos. Neste segundo caso, o que vou explicar a seguir diz respeito a esse segundo board.

Quer você esteja vendo o Board Kanban ou o Board Sprints Ativos, a visão é a mesma, a de um quadro Kanban com as colunas que descrevi antes. Os itens que aparecem nesse Board são aqueles que o seu time está trabalhando neste momento e qualquer pessoa do seu time pode ver detalhes dos cards e arrastá-los pelas colunas, o que vai causar a mudança de status do card.

Estas colunas são perfeitamente configuráveis, usando as Configurações do Board e indo em Colunas. Você pode adicionar, remover, renomear colunas, adicionar limites de card por coluna e até restrições de movimentação baseadas em várias características.

Além disso, você pode criar raias/lanes, que por padrão o Jira cria para você baseado nas suas Stories. Cada Story em uma raia/lane e dentro da raia as subtasks daquela história, mas esta não é a única configuração, você pode criar raias baseado em várias características, principalmente se você sabe usar JQL (Jira Query Language).

Outra coisa legal no Kanban do Jira é que você pode personalizar as informações dos cards, para exibir por exemplo quem é o dono da atividade, as labels dela e até mesmo mudar a cor do card, para mostrar cards bloqueados, atrasados, etc em mais evidência. Isso tudo, novamente, nas Configurações do Board.

Sério, é muuuita opção relacionada à Kanban, isso tudo que falei acima não é nem 10% do que o Jira oferece neste sentido e por isso lhe convido a conhecer o meu curso completo de Jira, clicando no banner abaixo.

#4 – Como usar Kanban no Trello?

O Trello é uma ferramenta online gratuita em que podemos criar boards, que nada mais são do que painéis onde podemos ter colunas/listas com cards dentro delas. Cada card pode ser associado a uma pessoa (você pode convidar tantas pessoas quanto quiser para o seu board), ter checklists, prazo, mensagens, etc e você pode arrastar os cards de uma coluna/lista para outra facilmente com o mouse.

Lhe soa familiar? Pois é, podemos facilmente usar o Trello como um kanban!

Como o Trello permite que você tenha vários boards, é possível usar o Trello para não somente colocar o kanban/Sprint Backlog, mas também o Product Backlog que será mantido pelo Product Owner com colunas organizadas por tipo de tarefa, por exemplo, como desenvolvimento, marketing, design, etc.

Existem outras ferramentas mais poderosas que o Trello para gerenciar seus projetos ágeis, como o Jira que citei antes e que é da mesma empresa, mas a simplicidade dele é sem igual.

#5 – Considerações Adicionais

Cabe ao Scrum Master incentivar e evoluir o uso dos métodos ágeis pela equipe, e isso inclui muitas vezes cobrar atualizações das atividades do Kanban. Cartões há muito tempo parados na mesma coluna devem ser investigados (se estiver usando a Técnica do Sarampo, eles ficarão evidentes), cartões novos que surgirem devem ser muito bem pensados se entram ou não no fluxo (uma vez que podem comprometer a entrega final) e assim por diante.

Devido à isso, é bem comum que o local escolhido para as reuniões diárias propostas pelo framework Scrum seja em pé, na frente do kanban físico, para que seja mais fácil pra todos alinhar suas ideias e tarefas. Mesmo que esteja acontecendo de forma remota, você pode compartilhar o Kanban e usá-lo como plano de fundo da daily.

Também não falei a respeito de bugs. Cartões de bugs tendem a ter mais prioridade sobre os demais, sendo um dos poucos que podem ser adicionados ao fluxo no meio de uma sprint, e não é incomum eles usarem cards ou post-its de cor diferente, para diferenciá-los dos demais. Encoraja-se não criar uma coluna exclusiva para bugs, mas sim usar as já existentes ou no máximo criar uma via expressa (raia) para os bugs, dividindo o Kanban em 2 linhas horizontais.

E por hoje é isso. Quer ver alguma coisa adicional sobre Kanban? Deixe nos comentários!

* OBS: curtiu o post? Então dá uma olhada no meu livro de Scrum e Métodos Ágeis e/ou no meu curso (abaixo) sobre o mesmo assunto!