5 segredos das pessoas altamente produtivas

Atualizado em 18/04/2021!

Eu me considero uma pessoa altamente produtiva. Modéstia à parte eu vivo com as mesmas limitações de tempo que todas as pessoas: dias de 24h, mas consigo fazer muito mais que a média das pessoas com o mesmo tempo que lhes é dado. Isso vai desde a quantidade de livros que leio por ano, a conteúdos que escrevo, projetos que gerencio, cursos que faço, etc.

No post de hoje vou ensinar alguns truques que uso e que você também pode usar. Obviamente a maioria deles eu não inventei, eu aprendi com outras pessoas produtivas!

Os 5 segredos são:

1. Mantenha registro
2. Crie uma rotina
3. Tome decisões que eliminem decisões
4. Foque no que importa
5. Delegue o resto

Vamos lá!

#1: Mantenha registro

Sabe a boa e velha agenda? Todo mundo que é produtivo possui uma. Desde o presidente dos EUA até os artistas famosos que fazem 20 shows por mês. Obviamente algumas agendas são mais importantes que outras, mas isso não vem ao caso.

Não quer usar uma agenda de papel? Use uma online. Eu uso o Google Calendar para todos os meus compromissos e tarefas que eu quero/preciso fazer, sincronizado no meu smartphone, para ter acesso em qualquer lugar. Reunião no serviço? Calendar. Viagem em família? Calendar. Presente do amigo secreto? Calendar. E por aí vai.

Até aqui nenhuma novidade, mas você sabia que existe um segredo aqui?

Ter uma agenda não é apenas uma questão de organização dos seus compromissos (embora eu não coloque apenas “compromissos importantes” como reuniões, mas TUDO que eu preciso fazer), faz bem para o cérebro. Já foi comprovado cientificamente (é wikipedia, mas está lotada de referências médicas) que “exteriorizar” (pôr pra fora) as suas tarefas lhe dá uma visão mais clara delas, permite que você priorize-as melhor, fique mais fácil de realizar trocas e claro, de se lembrar de tudo que precisa ser feito. Nosso cérebro ocupa muitos neurônios e gasta muita energia mantendo as informações dentro dele, o que chamamos de carga cognitiva. Quando você coloca-as em uma lista, você alivia ele dessa carga desnecessária de informação e isso obviamente reflete na qualidade da execução das tarefas.

Conheço amigos que usam Trello, outros que usam Google Keep, Azure Boards, Jira e por aí vai. Não importa. Quer ser produtivo? Mantenha registro do que deseja produzir.

#2: Crie uma rotina

Todo mundo reclama da rotina, que a rotina é chata, que devemos sair da rotina, etc. Mas sabe o fator que mais contribui para minar sua produtividade? Tomar decisões (que falarei mais adiante).

Sabe o que mais contribui para você avançar nos seus objetivos? Uma rotina bem construída, criar e seguir um plano.

As dietas mais bem sucedidas que eu conheço, como a Low Carb do Tim Ferriss, baseiam-se na rotina de refeições pré-estabelecidas para funcionar. Os treinos de musculação mais bem sucedidos que eu conheço, como o Stronglifts 5×5, baseiam-se na rotina de exercícios.

Absolutamente todos os meus ídolos possuem rotinas. E eu obviamente possuo uma também.

Pegue sua agenda e adicione os compromissos ordinários, aqueles que não tem como negociar, como dar aulas de segunda à quinta das 19h às 22h, um exemplo meu de quando era professor universitário. Entre um compromisso ordinário e outro, tem uma janela de 1h? Aqui você pode colocar uma atividade como um exercício físico (musculação, caminhada, etc) ou mental (ler um livro). Mas não faça essa atividade apenas de vez em quando, coloque-a em sua agenda também, faça-a parte da sua rotina.

O princípio pelo qual ter uma rotina ajuda-o a ser produtivo é simples: consistência (Scrum fala muito disso).

Você acaba se acostumando a realizar aquelas tarefas e depois de ter a agenda ajustada, você nem mesmo precisa se preocupar mais em ter tempo para elas, pois elas fazem parte do seu tempo. O conhecimento empírico é claro em mostrar que se você deixar para estudar quando sobrar tempo, ir na academia quando tiver tempo ou brincar com seu filho nas horas vagas, isso não vai acontecer. Se você leva uma vida moderna “cheia” como a maioria das pessoas com mais de 20 anos, você tem emprego, faculdade, família, etc, resumindo: nunca tem tempo sobrando. Ou você pega o que quer fazer e encaixa na sua agenda, ou jamais vai fazer.

Uma rotina consistente vai fazer com que você progrida rumo aos seus objetivos. Ou você toma a decisão de fazer o que realmente deseja, ou alguém vai decidir por você coisas que você não deseja fazer.

Muitas pessoas confundem “ter uma rotina” com “fazer a mesma coisa sempre”, mas não é bem assim e eu poderia escrever um post inteiro a respeito. Guardar as terças pela manhã das 10h às 11h para fazer reuniões com o time não é fazer sempre a mesma coisa, pois cada reunião é única. Assim como guardar 30 minutos antes de dormir todas as noites para ler um capítulo de um bom livro não é sempre a mesma coisa, pois lemos livros diferentes. E isso também se aplica a relacionamentos: saiba que funciona extremamente bem e é a recomendação número um para casais em crise: colocar na agenda um horário para conversarem, saírem juntos, etc.

#3: Tome decisões que eliminem decisões

Temos uma gíria aqui no sul que diz “me caiu os butiá do bolso!”. Butiá é uma fruta que temos por aqui, uma bolinha pequena que enchemos os bolsos quando encontramos para comer depois e a ação de derrubá-los significa extrema surpresa. Me surpreendi essa semana com uma descoberta que eu já sentia, mas que não conhecia respaldo científico: temos um número limitado de decisões que podem ser tomadas por dia com qualidade.

Óbvio que este limite varia dependendo da capacidade cognitiva de cada pessoa, assim como a importância da decisão consome mais dessa “energia decisória” que nosso cérebro tem. No entanto, saber que não posso tomar infinitas decisões boas em um mesmo dia me assusta, pois nos cargos de liderança que assumo frequentemente (de gerente de projeto a liderança condominial) eu tenho que fazê-lo a todo momento.

Sabe porque pessoas em cargos importantes como Steve Jobs, Mark Zuckerberg e Barack Obama usam o mesmo padrão de roupa todos os dias? Para não gastar uma “decisão do dia” em algo tolo como escolher uma roupa para vestir. Sendo assim, eles possuem (ou possuíam, no caso do Jobs) guarda-roupas com pouquíssima variedade. Zuckerberg só usa camiseta cinza, jeans e moletom. Obama só usa o mesmo modelo de terno com gravatas de tom azul. Jobs usava apenas jeans e blusa preta.

Parece loucura? Mas não é. Tem a ver com o poder de ser consistente, a produtividade que isso traz. A decisão de vestir sempre o mesmo tipo de roupa, quando tomada apenas uma vez, elimina todas as decisões diárias do tipo “o que vou vestir hoje?”.

Eu uso camisa polo e jeans. Quase todos os dias, exceto quando estou de folga (onde uso sempre camiseta e bermuda, haha). Mudam as cores e padrões, mas quem vê no trabalho sempre me vê de polo e jeans. Eu abro o roupeiro de manhã, pego uma polo de uma pilha e um jeans da outra, em segundos já estou vestido.

Claro, esse é apenas um exemplo, um tanto excêntrico, admito. Mas é válido, do ponto de vista da produtividade. Em ocasiões que preciso me vestir diferente, minha esposa escolhe a roupa (segredo 5, mais adiante). 😀

Outras decisões que eliminem decisões são almoçar no restaurante da empresa. Comer sempre o mesmo café da manhã. Ler livros ou ver séries indicados por pessoas de confiança (isso te poupa decidir o quê vai ler ou assistir, além de diminuir as chances de erro). Focar o rumo da sua empresa em um mercado que você conhece. Definir uma “persona” para o seu produto. Escolher pessoas de confiança para lhe dar conselhos. E por aí vai.

Eu sei, você deve estar me achando um chato. Mas ninguém disse que ser produtivo era igual a ser um cara legal! 😉

#4: Foque no que importa

Aqui entra uma questão muito delicada. Foco.

O que importa na sua vida? Qual o seu objetivo pra sua carreira? Pra sua vida pessoal? O que planeja estar fazendo daqui a 5 anos?

Essas perguntas são muito complicadas de responder. O mega investidor Warren Buffet diz que é somente “pensar em como você quer estar aos 70 anos e depois fazer a engenharia reversa“, mas sabemos que não é tão fácil assim. Eu mesmo planejei muito bem os meus primeiros 10 anos de carreira e depois tive dificuldade para planejar os próximos 10, que não são tão óbvios.

Mas vamos dizer que você sabe o que quer fazer da sua vida pelo menos nos próximos 12 meses. Quais tarefas, conhecimentos e pessoas que podem lhe ajudar a chegar nesse objetivo? Foque neles(as) e o resto deixe de lado. Ok, algumas coisas não dá pra “deixar de lado”, mas falarei deles depois.

Você quer se tornar um programador nos próximos 6 meses? Foque nos conhecimentos de programação (livros, cursos, disciplinas), foque no seu networking nessa área (colegas de curso, professores, empresas) e inclua na sua agenda tarefas como desenvolver sistemas de exemplo, pegue desafios reais que você acha que pode resolver, como trabalhos freelancer.

Ser produtivo não é simplesmente estar ocupado 100% do tempo. É estar ocupado fazendo o que importa para os seus objetivos. E isso são duas coisas bem diferentes. E não precisa ser 100% do tempo, mas na maior parte dele. Afinal, fazer coisas que você gosta também é parte dos seus objetivos, certo?

Vejo alguns alunos da graduação gastando tempo e dinheiro fazendo um curso que eles não gostam. Você não precisa gostar de todas suas disciplinas, mas ao menos do curso em “linhas gerais”. Eles estão ocupados, mas não estão indo rumo aos seus objetivos, estão desfocados. Se você quer ser um chef de cozinha, você tem de investir em utensílios, tem de praticar diariamente, etc. E não fazer um curso de computação!

Jamais avançará rumo ao seu objetivo fazendo coisas não relacionadas, não focando no que importa. Estar com o carro, mesmo que a 100km/h na direção errada, não vai te levar aonde quer chegar!

#5: Delegue o resto

Mas o que você faz com as tarefas que não são o seu foco, mas que devem ser feitas? Tipo, a grama do pátio ainda precisa ser cortada. Os relatórios precisam ser produzidos. Aquela tela chata do sistema precisa ser desenvolvida.

A solução ideal é: delegar.

Já falei sobre delegação em outras oportunidades, sobre como terceirizar desenvolvimento de software ou criação de capas para livros. Basicamente você pega as coisas que precisam ser feitas, mas que você não tem tempo ou não quer fazer (porque não é o seu foco) para alguém capacitado. Usando conceitos como geoarbitragem e um pouco de Inglês, isso se torna fácil, rápido e barato de fazer quando o assunto envolve tecnologia.

Mas e seu eu não tenho dinheiro para pagar por profissionais terceirizados?

Ainda assim você pode delegar tarefas.

Na verdade você deve delegar tarefas, se quiser ser um profissional de destaque, um bom líder ou alguém que queira causar um grande impacto na sua área de atuação. Demorei anos para entender que somos muito limitados quanto aos resultados que conseguimos produzir em vida, mas somente se trabalharmos sozinho. O melhor programador do mundo não conseguirá escrever mais do que uma quantia limitada de linhas de código em um dia de 24 horas. Mas se ele souber delegar tarefas, consegue que muito mais pessoas, sob seu comando, produzam muito mais linhas de código.

Outro exemplo: quantos pratos um chef de cozinha consegue preparar sozinho em uma noite? Mas e se ele tiver a seu comando uma equipe de cozinheiros, e só tenha de delegar os pratos e talvez revisar a qualidade dos mesmos? As maiores empresas do mundo só chegaram no patamar em que estão devido aos diversos níveis de delegação de atividades que elas possuem, afinal, o Jorge Paulo Lehmann não tem tempo para cuidar pessoalmente da fabricação de suas cervejas, são muitas fábricas ao redor do mundo. Ele delega para pessoas de confiança, pois o seu foco é a estratégia da empresa em um nível mais alto, foca nos números, e não no sabor da cerveja, que fica a cargo dos mestres cervejeiros.

Mas e se eu não tenho ninguém sob meu comando para delegar?

Então você terá de usar o seu networking, a sua rede de contatos. Quem na sua equipe pode fazer aquela tarefa chata por você? Lembre-se: o que é chato para você pode ser muito legal para outra pessoa.

Note que a dica de delegar tem tudo a ver com a dica sobre tomar decisões que eliminem decisões. No momento que você decide delegar uma tarefa, isso lhe livra de uma série de micro decisões que caberão ao novo encarregado por aquela tarefa. Também permite que você foque no que importa (segredo 5).

E você, qual dica você tem que lhe faz produzir ainda mais?